E-boekhouden de nieuwe vorm van boekhouden?

Als ondernemer en zeker als je in de opstartende fase bent van jouw onderneming, is het belangrijk om een aantal aandachtsgebieden in acht te nemen. Een van deze en vrijwel een van de belangrijkste is de boekhouding. De boekhouding heeft zowel een interne als externe invloed.

Intern bekeken is het belangrijk om de boekhouding nauwkeurig te doen, zodat je weet wat de omzet, maar zeker ook wat de winst en verlies marges zijn van de onderneming. Extern gericht, oftewel naar de desbetreffende stakeholders, waaronder klanten en leveranciers is het verstrekken van duidelijke en complete facturen een must. Met de ontwikkelingen van de technologieën en ook het toenemen van het milieubewust denken en doen, begon men steeds meer af te stappen van papierwerk. Zo is digitaal factureren, ook wel elektronisch factureren genoemd, nu ook mogelijk.  Het handige hierbij is dat een gespecialiseerde freelancer je kan helpen met het maken van deze facturen. Zo kan jij als ondernemer je op andere zaken van het bedrijf kunt focussen.

3 voordelen van E-factureren

E-factureren, ook wel elektronisch of online factureren genoemd wordt onder ondernemers steeds vaker gebruikt. Dit vanwege de vele voordelen die hieronder besproken worden.

1.         Vergroot het gemak voor de gebruiker. E-factureren wordt uitgevoerd via een bestaand en speciaal daarvoor gebouwd softwaresysteem. Dit systeem komt meestal met een uitgebreide handleiding of online video’s die bekeken kunnen worden, waarin de instructies helder uitgelegd worden. Het is dus niet nodig om een ervaren accountant of boekhouder te zijn.

2.        Tijd en kostenbesparend. Bij het gebruik van een online software voor het versturen van e-facturen bespaar je tijd, doordat de facturen automatisch verstuurd worden. Zodoende krijgt de klant op tijd zijn of haar factuur. Verder hoef je je ook geen zorgen te maken over het uitprinten en verpakken van facturen, je bespaart dus ook geld want papier en enveloppen zijn zeker een uitgavenpost.

3.         Automatisering. Het E-factureren gaat gepaard met het voordeel van automatisering. Je kan bijvoorbeeld automatisch instellen dat vaste klanten regelmatig een factuur krijgen, maar ook dat zij een reminder krijgen voor het afrekenen van hun factuur. Ook kunnen er automatische abonnement systemen geïmplementeerd worden middels deze software.

4.        Inzicht in de actuele status. Doordat het systeem online is en ook accuraat werkt is het gemakkelijker om een actueel beeld te traceren van de uitstaande facturen. Ook kan er achterhaald worden als de klant een factuur wel of niet heeft ontvangen en kunt u de debiteurgegevens gemakkelijker updaten. In geval een klant laat is met betalen kan dit ook eenvoudig achterhaald worden.

Hoe ziet een E-factuur eruit?

Een E-factuur is een factuur die volledig online gemaakt wordt. Het kan op deze manier via digitale kanalen zoals via de mail verzonden worden naar de opdrachtgevers. Enkele standaard informatie die nodig is op een e- factuur zijn het btw-nummer, het KvK-nummer, de factuurdatum, het factuurnummer, de betalingstermijn, de omschrijving en opleveringsdatum van de geleverde goederen en/of diensten, het totaal te betalen bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw- bedrag.