Hoe moet ik mijn bonnetjes bewaren?

door

Hoe moet ik mijn bonnetjes bewaren?

Aargh, al die bonnetjes. Ze zijn altijd een lastig deel van je administratie. Waar had je ze ook alweer bewaard en hoe zorg je ervoor dat dat vervaagde bonnetje weer leesbaar wordt? Het bijhouden van bonnetjes levert vaak een hoop frustratie op en kost tijd om dit goed bij te houden.

Het bijhouden van bonnetjes is dus vaak nogal een punt van ergernis bij ondernemingen. Daarom hebben wij een aantal tips voor je op een rijtje gezet om ervoor te zorgen dat dit voor jou een stuk makkelijker wordt!

Waarom eigenlijk bonnetjes bewaren?

Je bent door de Belastingdienst verplicht om inkoopfacturen tot 7 jaar na aankoop te bewaren. Zo kan de boekhouding van ondernemers goed gecontroleerd worden. Als je dit niet goed of helemaal niet bijhoudt, kun je een flinke boete ontvangen of kan de Belastingdienst geld terugvorderen. We zeggen het nogmaals: het bewaren van bonnetjes is echt niet de leukste taak, maar wel echt noodzakelijk.

Zo moet je ze bewaren

Ook aan het bewaren van bonnetjes zijn regels verbonden. Je bent verplicht om inkoopfacturen te bewaren in de vorm waarin je deze hebt ontvangen. Een digitale factuur moet je dus ook digitaal bewaren. Andersom is het dan weer wel toegestaan: je mag papieren facturen en bonnetjes wel digitaal bewaren door deze in te scannen. Dat komt omdat bonnetjes en facturen anders de kans lopen om te vervagen en ze dan niet meer leesbaar zijn. Zorg er dan wel voor dat je het originele exemplaar inscant. 

Een paar tips

Het verzamelen en bewaren van bonnetjes kost best wat tijd, maar het bespaart je wel onnodige kosten. Hieronder hebben we dan ook een aantal tips weggezet, zodat het gemakkelijker wordt om jouw bonnetjes te bewaren. Vind je dit echter toch te lastig of heb je gewoon geen tijd of zin om je administratie te doen? Schakel dan een accountancy bedrijf in om de administratie voor je te doen. Kijk op doomen-quist.nl voor meer informatie hierover.

  • Kies een vast moment in de week om al je bonnetjes te verzamelen. Maak hier een standaard taak van, zo gaat het uiteindelijk vanzelf. 

  • Bewaar je bonnetjes digitaal. Scan al je bonnetjes in, of maak er een foto van en bewaar ze online of op een externe harde schijf. Probeer het inscannen zo snel mogelijk te doen, zodat de inkt nog niet vervaagd is en alles nog goed leesbaar is.

  • Heb je een online boekhoudprogramma? Veel van deze programma’s bieden een app aan waar je gemakkelijk en snel al je bonnetjes in kunt zetten. Zo zit je nooit meer te klooien met al die losse papiertjes.

 

Over de auteur