Tips voor de perfecte vergadering op een vergaderlocatie in Arnhem

Natuurlijk moet een vergaderlocatie in Arnhem aan allerlei voorwaarden voldoen voordat deze locatie gezien mag worden als een goede vergaderlocatie. Daarnaast zijn er enkele tips om op te volgen. Tips die het je gemakkelijker zullen maken een fantastisch evenement op die perfecte vergaderlocatie te organiseren.

Een grondige voorbereiding garandeert succes op de vergaderlocatie in Arnhem

Het succes van elke vergadering of conferentie is niet alleen afhankelijk van de persoon die de vergadering organiseert, maar ook van de professionals van de vergaderlocatie in Arnhem. Alles hangt af van een grondige en tijdige voorbereiding. Tenminste de volgende punten op de checklist voor vergaderingen / conferenties moeten tijdig worden ingevuld.

• Onderwerp;
• Gasten en sprekers;
• Locatie;
• (Sociaal) programma;
• Catering en accommodatie;
• Uitnodigingen en informatiemateriaal.

Ga in bovenstaande volgorde te werk. Om te beginnen moet je het thema van de conferentie /  vergadering zo nauwkeurig mogelijk omschrijven. Houd rekening met de interesses van de gasten en de focus van de sprekers. Wat past bij elkaar? Moet een specifiek aspect meer in detail worden uitgediept of wil je een breed overzicht van het onderwerp geven? Hoe moet de conferentie in detail verlopen, hoe zie je de verhouding tussen lezingen en discussies, werkgroepen of subgroepen? Waar kunnen pauzes worden ingelast en wat voor sociaal programma kan worden georganiseerd om de conferentie levendiger te maken? Alles valt of staat ook hierbij weer met de samenwerking tussen de organisator en de medewerkers van de vergaderlocatie.

Tip

Overbelast de deelnemers niet met een te strak tijdschema. Overweeg afwisselende werkfasen en -benaderingen en plan kortere en langere pauzes. Ook aan de lunchtafel of tijdens een wandeling kunnen contacten worden gelegd en intensieve besprekingen worden gevoerd.

Verkrijg bindende toezeggingen en houd de timing in de gaten

Als het onderwerp eenmaal vaststaat, weet je waarschijnlijk al wie je als sprekers en gasten wilt uitnodigen. Vergeet niet dat je eerst bindende toezeggingen moet hebben voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag dus zo vroeg mogelijk naar de sprekers die je wilt – en kijk ook op de kalender zodat je niet per ongeluk een feestdag kiest of concurreert met populaire grote evenementen. Organiseer bijvoorbeeld geen conferentie over zelfpublicatie wanneer er een grote boekenbeurs wordt gehouden. Tenzij je opzettelijk een alternatief evenement wilt aanbieden met een algemeen andere oriëntatie.

Planning van evenementen: denk aan aangename ruimtes!

Zowel deelnemers als sprekers zullen blij zijn als de vergadering niet wordt gehouden in een slecht geventileerde zaal in de buurt van een of ander vliegveld of expositiecentrum. Geef de sprekers een extra stimulans om deel te nemen aan de conferentie door te kiezen voor een locatie met een sfeer en ambiance die zich onderscheidt van de doorsnee evenementenlocaties.

Na de selectie van de sprekers moeten de bindende offertes worden opgemaakt voor zowel de locatie, de catering als de accommodatie, het sociale programma en eventueel de benodigde apparatuur wanneer deze niet is inbegrepen. Formuleer ten slotte een uitnodiging waarin alle belangrijke informatie voor de deelnemers én sprekers duidelijk en overzichtelijk is weergegeven.

De vergaderzaal – een neutraal terrein voor discussies

Om onderhandelingen maar ook personeelsvergaderingen tot een positief resultaat voor beide partijen te laten leiden, is het zinvol om een ruimte buiten het bedrijf te hebben. In veel gevallen doen zich situaties voor waarin discussies worden gevoerd die tot een goed resultaat moeten leiden.

Het is daarom raadzaam dergelijke besprekingen buiten de eigen onderneming te voeren, zodat beide partijen zich op neutraal terrein bevinden. Dit geeft beide gesprekspartners voldoende adempauze, wat een feitelijke bespreking van de kwesties waarborgt.